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Der proctopus blog ist ein Online-Magazin für den Einkauf und die Logistik im Wandel. Was uns besonders macht: Unsere Experten berichten direkt von der Einkäufer-Front. Dabei zählt für uns das große Ganze und nicht die Einzellösung. Sowohl im Blog, als auch an der Front.

So denken Einkäufer im Mittelstand

Outsourcing im Einkauf

  • Fast jeder Zweite hat keine Erfahrung mit Outsourcing
  • Jeder Dritte erzielte sehr gute Ergebnisse
  • Outsourcing und Digitalisierung: Jobmotor statt Jobkiller


Juli 2019  Lesezeit 7 Minuten

Outsourcing verspricht generell mehr Wachstum auf Abruf, macht die Unternehmen wetterfest und entlastet beispielsweise den Einkauf von nicht wertschöpfenden Tätigkeiten. Jetzt hat Kloepfel Services als Outsourcing-Spezialist für den mittelständischen Einkauf Einkaufsmanager befragt: Wohin geht der Trend im Outsourcing? Welche Erfahrungen haben sie gemacht? Und was ist ihnen bei einem solchen Projekt wichtig? 

 

Die Teilnehmer 

Branchenübergreifend wurden 98 Einkäufer mittelständischer Unternehmen zwischen 10 und 500 Mio. Euro Jahresumsatz im Mai und Juni 2019 online befragt. 47 Prozent der Teilnehmer hat noch keinerlei Erfahrung mit Outsourcing des Einkaufs gemacht. Stichprobenartig zeigte sich unabhängig von Branche und Umsatz der Unternehmen folgendes Stimmungsbild: 

 

Outsourcing operativer Aufgaben: Ein Drittel sehr zufrieden 

Zu den operativen Aufgaben gehören beispielsweise Auftragsbestätigungen, das Prüfen von Rechnungen, das Aufbereiten der E-Kataloge oder die Stammdatenpflege. Von denen, die Outsourcing im operativen Bereich nutzen, berichtete fast die Hälfte der Teilnehmer (44 Prozent) von durchwachsenen Ergebnissen. Jeder Zehnte hat schlechte Erfahrungen bei einem solchen Projekt gemacht. Hingegen erreichte jeder dritte Teilnehmer (36 Prozent) seine Ziele beim Outsourcing mit einem „sehr guten“ Ergebnis.

Nazir Jarrah, Geschäftsführer vom Kloepfel Shared Service Center Slowakei, erklärt: „Die Ergebnisse zeigen, dass sich Outsourcing mit den richtigen Partnern auszahlt. Es lohnt sich daher in jedem Fall, das Gespräch mit den Spezialisten zu suchen und auf die Einkaufsabteilungen zu blicken, die ihre Performance durch Auslagerungen deutlich verbessern konnten.“

Warum Einkäufer outsourcen

Grafik 1

Outsourcing strategischer Arbeiten: Jeder 3. mit sehr guten Erfahrungen 

 

Zu den strategischen Einkaufsaufgaben zählen unter anderem die Nutzung spezialisierter Ausschreibungsplattformen, Einkaufskooperationen zur Erzielung von Bündelungseffekten oder Ausschreibungen über Verhandlungen bis hin zum Vertragsabschluss. Etwa ein Drittel der Teilnehmer, die strategische Aufgaben ausgelagert haben, gaben an, dabei schlechte (36 Prozent) oder durchwachsene Erfahrungen (31 Prozent) gemacht zu haben. Allerdings hat jeder Dritte sehr gute Ergebnisse erzielt. 

Nazir Jarrah stellt fest: „Bei der Befragung hatten Teilnehmer auch die Ergebnisse von Projekten bewertet, die schon zehn Jahre und länger zurück liegen. Der Outsourcing Markt hat sich jedoch in den letzten Jahren gerade im Mittelstand deutlich verändert. Damals war Outsourcing eher etwas für Großunternehmen und Konzerne. Doch inzwischen gibt es für die verschiedenen Unternehmensbereiche viele Experten, die sich mit ihren Fachbereichen zu 100 Prozent auf den Mittelstand (bis 500 Mio. Euro Jahresumsatz) spezialisiert haben.“ 

Jeder 5. Einkaufsmanager will outsourcen    

Beinahe jeder fünfte Manager dieser Umfrage plant, operative Einkaufstätigkeiten auszulagern. Beispielweise das Aufbereiten der E-Kataloge, die Prüfung von Auftragsbestätigungen oder Themen wie Verpackungen oder Kabelkonfektion. 65 Prozent denken derzeit nicht über Outsourcing nach. Strategische Einkaufsarbeiten wiederum wollen nur 14 Prozent dieser Stichprobe outsourcen. 70 Prozent planen keinerlei Outsourcing strategischer Aufgaben im Einkauf. 

Was ist dem Einkauf beim Outsourcing wichtig

Grafik 2

Keine Zukunft ohne Outsourcing 

Der globale Wettbewerbsdruck und der Wunsch nach mehr Flexibilität sind die wichtigsten Gründe, warum Mittelständler unter anderem Einkaufstätigkeiten auslagern. Sinkt oder steigt beispielsweise die Auftragslage, können sich unsere Kunden durch Outsourcing beinahe in Echtzeit an ihre neue Situation anpassen. Sie werden flexibel wie ein Startup und dabei schlagkräftig wie ein Konzern.
 

Digitalisierung und Outsourcing: Jobmotor statt Jobkiller

Eine Berechnung der Boston Consulting Group (BCG) von Ende 2017 auf Basis von Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung der Bundesagentur für Arbeit ergab: Bei 40 Prozent der heutigen Tätigkeiten ist branchenübergreifend davon auszugehen, dass sie mittelfristig durch Automatisierung ersetzt werden. Das betrifft bis 2025 ca. 7,7 Mio. Beschäftigte in Deutschland.

Gleichzeitig wächst durch die Digitalisierung der Fachkräftebedarf. Nach Schätzungen von BCG könnten dem deutschen Arbeitsmarkt im Hinblick auf die heutigen Job- und Qualifikationsprofile der Arbeitnehmer bis 2030 insgesamt rund sechs Millionen Arbeitskräfte fehlen. Outsourcing kann den Mitarbeitern die Freiräume ermöglichen, die sie benötigen, um sich für die Digitalisierung ihres Unternehmens fit zu machen. 

 

Einkauf 2025: Vom Maschinenraum auf die Brücke 

Durch Digitalisierung und Outsourcing wird der Einkauf transparenter und kontrollierbarer, aber auch anspruchsvoller. Zum einen verbessert sich die Datenlage im Einkauf. Zum anderen gewinnt der Einkauf kostbare Zeit, um sich auch mit diesen Datenmassen befassen zu können. Es ist wie auf einem Schiff: Der Kapitän sitzt nicht im Maschinenraum, sondern orientiert sich an den Daten, die ihm das Schiff, die Maschinen oder die Wetterprognosen liefern. Sprich: Holen Sie den Einkauf aus dem Maschinenraum auf die Brücke.

Digitalisierung und Outsourcing bieten letztlich große Karrierechancen, für all jene, die mit dem Wandel gehen und diesen gestalten. 

 

Neue Weiterbildungskultur nötig 

Es darf daher auch keine Rolle spielen, wie alt jemand ist oder welchen Karrierestatus er hat. Nehmen wir als fiktives Beispiel einen operativen Einkäufer, der jahrelang monoton Bestellungen abgewickelt hat, bis eine Software seine Arbeit übernimmt. Dieser Einkäufer gewinnt durch die Digitalisierung wertvolle Zeit, um sich für höherwertige Aufgaben weiterzubilden und neue Karriereschritte zu gehen. Doch dazu muss man ihm auch die Chance geben. 

 

Outsourcing im Kleinen testen 

Nazir Jarrah erläutert: "Eine Testphase ist unabdingbar. So kann man als Unternehmer anfänglich zunächst einfache, wiederkehrende und unkritische Tätigkeiten auslagern. Beispielsweise die Pflege von Auftragsbestätigungen. Ängste werden abgebaut und die positiven Effekte eines solchen Projektes wecken die Neugier der Mitarbeiter auf mehr.“ 

Den richtigen Partner finden 

Die Grafik 2 (s.o.) der Umfrage zeigt bereits, welche Voraussetzungen wichtig für so eine Schlankheitskur sind: Referenzen, Versorgungssicherheit, Schutz der Daten, Deutsch als Hauptsprache in der Kommunikation mit dem Kunden und Transparenz durch offene Bücher. Zudem ist erfolgsentscheidend, dass die Vorgehensweisen, Aufgaben, Ziele und Zuständigkeiten mit den Mitarbeitern des Kunden eindeutig festgelegt werden. 

Darüber hinaus kann Kloepfel Services sich direkt an die unterschiedlichsten ERP-Systeme seiner Kunden andocken. Die Einkäufer des Kloepfel Shared Service Centers führen alle Tätigkeiten direkt in den Systemen ihrer Kunden aus. Die Daten-Hoheit bleibt somit beim Kunden.


Aber auch die Leistungsfähigkeit des Outsourcing-Spezialisten ist Basis für Projekte mit sehr guten Ergebnissen. So baut Kloepfel Services als Outsourcing Spezialist für den mittelständischen Einkauf auf dem Erfahrungs- und Wissensschatz der renommierten Kloepfel Consulting auf. Die Einkaufsberatung hat in den letzten zehn Jahren 8,7 Mrd. Euro Einkaufsvolumen bearbeitet und rund 70.000 Lieferanten aus über aus über 130 Ländern auf 100%iger Erfolgsbasis qualifiziert und verhandelt.  

Download der Umfrage

Outsourcing im Einkauf - So denken Einkäufer

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